Bedrijf: Yamada Europe BV
Locatie: Hengelo (ov), Nederland
Sector: Metaal- en techniekindustrie
Interview: Vivian Janvier, HR & Office Manager

“Met ZeelVis-IT kunnen we verder bouwen aan een gebruiksvriendelijk HR-platform”, aldus Vivian. “Ze vragen door, denken mee en lossen problemen op als ze zich voordoen. Zo kunnen wij als kleine organisatie het maximale uit AFAS halen.”

 

Over Yamada

Yamada Europe BV is een Japanse dochteronderneming van een familiebedrijf uit Tokyo, opgericht in 1905. Het bedrijf begon ooit met pompen voor de chemische industrie en breidde al snel internationaal uit, met vestigingen in onder andere Chicago en Hengelo. In Japan worden de pompen geproduceerd en ontwikkeld, de vestiging in Nederland richt zich op assemblage en gereedmaken voor de Europese markt. Het team in Hengelo bestaat uit achttien medewerkers die verantwoordelijk zijn voor logistiek en productie, waarbij de pompen na het testen teruggaan naar de logistiek voordat ze naar distributeurs worden verzonden.

 

De uitdagingen

Bij Yamada staat alles in het teken van efficiëntie en groei. Of zoals Vivian Janvier het zegt: “Ik wil heel veel, leg de lat hoog en zie altijd kansen die ik wil benutten zodat medewerkers meer zelf kunnen doen.” Oorspronkelijk werkte het bedrijf met SAP, maar dat systeem was te complex ingericht voor de behoeften van Yamada en updates werden nauwelijks uitgevoerd. Vivian: “SAP was gebouwd rondom de wensen van medewerkers en had te veel takjes. We moesten een keuze maken: doorgaan of overstappen naar een systeem dat echt bij ons past.” Yamada koos voor AFAS als ERP-systeem, gericht op logistiek, productie, sales en finance. Voor HR werd eerst gewerkt met Loket en later met een andere AFAS-partner, maar daar miste Vivian de ‘persoonlijke touch’. “Wat ik daaronder versta? Dat ze weten welk bedrijf ze aan de lijn hebben en welke problemen daar spelen of hebben gespeeld. Ik moest telkens opnieuw onze situatie uitleggen. Dat vind ik zonde en daarom zijn wij overgegaan op ZeelVis-IT.”

 

De oplossing: ZeelVis-IT

De overstap naar ZeelVis-IT kwam voort uit de behoefte aan een partner die actief meedenkt. Vivian: “Wat ik het meest waardeer aan ZeelVis-IT is dat ze normaal, nuchter en eerlijk zijn. Ze kijken mee tijdens sessies en geven eerlijk advies over hoe zij het zouden doen. Als iets niet

logisch is ingericht, zeggen ze dat ook.”

ZeelVis-IT ondersteunt Yamada op verschillende fronten om hun HR-processen efficiënter en gebruiksvriendelijker in te richten. Denk aan de inrichting van het onboardingsproces, zodat nieuwe medewerkers snel en soepel kunnen starten. Ook zijn ADV-dagen en ouderschapsverlof geoptimaliseerd, waardoor deze verlofregelingen nu beter aansluiten op de behoeften van de organisatie en de medewerkers. Daarnaast biedt ZeelVis-IT ondersteuning bij payrollvragen, zodat de salarisadministratie eenvoudig en correct verloopt. Ook het digitaliseren van personeelsdossiers behoort tot de dienstverlening, waardoor alle documenten overzichtelijk en veilig digitaal beschikbaar zijn.

Resultaten Dankzij ZeelVis-IT kan Yamada nu veel processen digitaliseren en optimaliseren:

  • Het personeelsdossier is volledig digitaal beschikbaar.
  • Payroll-processen zijn eenvoudiger en transparanter dankzij duidelijke uitleg en ondersteuning.
  • Medewerkers kunnen steeds meer zelf in het systeem doen, waardoor HR-efficiëntie toeneemt.

“Met ZeelVis-IT kunnen we verder bouwen aan een gebruiksvriendelijk HR-platform”, aldus Vivian. “Ze vragen door, denken mee en lossen problemen op als ze zich voordoen. Zo kunnen wij als kleine organisatie het maximale uit AFAS halen.”

 

Toekomstvisie

En de toekomst? Yamada wil de digitalisering verder uitbreiden, bijvoorbeeld door facility management in AFAS te integreren. Dit moet onder meer een duidelijk overzicht geven van de bedrijfseigendommen. Belangrijk, nu medewerkers vaker thuiswerken. Vivian: “Het mooiste zou zijn dat mijn collega makkelijk kan zien wie welke apparatuur in huis heeft. ZeelVis-IT kan ons helpen dit soort processen gebruiksvriendelijk in te richten.”